Introducción:

Las facturas electrónicas son una herramienta importante en el mundo de la facturación y contabilidad, ya que permiten una mayor accesibilidad, rapidez y seguridad en el procesamiento de información financiera. Sin embargo, una vez que se reciben o emiten estas facturas, es importante contar con un sistema eficiente de archivo y conservación, para asegurar su accesibilidad en caso de necesidad. En este artículo, nos enfocaremos en cómo archivar y conservar facturas electrónicas de manera efectiva.

¿Por qué es importante archivar y conservar facturas electrónicas?

El archivar y conservar facturas electrónicas es importante por varias razones. La primera razón es que es un requisito legal, según la LGT (Ley General Tributaria) y la normativa del IVA, ya que todas las facturas deben ser guardadas durante al menos cuatro años. Además, es importante para la organización empresarial, ya que la posibilidad de acceder a la información en cualquier momento aumenta la eficiencia de los procesos contables y administrativos. Por eso, contar con facturas archivadas y conservadas adecuadamente no solo es una obligación sino también una buena práctica.

¿Cómo archivar facturas electrónicas?

Existen varias formas de archivar facturas electrónicas. La forma tradicional es la impresión de las facturas y su posterior archivo en carpetas o archivadores, pero con los avances tecnológicos existen opciones más eficientes. La opción más común es la creación de copias digitales, que pueden ser almacenadas en carpetas en un ordenador o en la nube. Otra alternativa es utilizar programas especializados de facturación y contabilidad, que permiten no solo el almacenamiento seguro de las facturas, sino también su procesamiento y análisis.

Archivar facturas electrónicas en papel:

Si bien es una opción tradicional, hay algunas opciones que pueden optimizar este proceso:

• Utilizar carpetas especiales para la facturación y contabilidad.
• En cada carpeta, separar cada ejercicio tributario o año fiscal.
• En el caso de facturación de compras o ventas, crear una carpeta especial para cada cliente o proveedor.
• Archivar las facturas en el orden ascendente del número de factura.
• Etiquetar cada carpeta con la información correspondiente para su fácil identificación.
• Guardarlas en un lugar seguro y de fácil acceso.

Archivar facturas electrónicas en formato digital:

Para la opción digital, es importante tener en cuenta algunas consideraciones:

• Crear carpetas especiales para la facturación y contabilidad.
• Separar cada ejercicio tributario o año fiscal en cada carpeta. Esto ayuda a tener un mejor control y acceso de la información.
• Establecer un sistema ordenado de nomenclatura para cada archivo.
• Archivar archivos en el formato original y en formato PDF para una mayor seguridad.
• En caso de guardar en la nube, asegurarse de que la nube cumplirá con los requisitos legales y que es posible acceder en el momento que se necesite.
• Asegurarse de hacer regularmente copias de seguridad de los archivos archivados.

¿Con qué frecuencia se deben archivar y conservar facturas?

Para cumplir con la normativa legal, todas las facturas deben ser guardadas durante al menos cuatro años. Sin embargo, muchas empresas prefieren guardarlas durante más tiempo ya que necesita tener acceso a la información para todo tipo de actividad empresarial. Por otro lado, en el caso de los autónomos o pequeñas empresas, se puede optar por guardar todas las facturas junto a otros documentos en el espacio físico disponible que se tenga.

¿Cómo garantizar la seguridad de las facturas archivadas?

La seguridad de las facturas archivadas es crucial para una correcta conservación de las mismas. Para ello, alguna de las opciones son:

• Utilizar contraseñas fuertes para los archivos en formato digital.
• Contar con un sistema de acceso restringido a los archivos de facturación.
• Crear copias de seguridad periódicas y guardarlas en lugar separado, para su recuperación en caso de alguna falla en el sistema de almacenamiento inicial.
• En caso de guardar facturas en la nube, seleccionar un servidor confiable y con medidas de seguridad estrictas.

Conclusión

En resumen, archivar y conservar facturas electrónicas de manera correcta permite su fácil acceso y control por parte de la empresa, al mismo tiempo que cumple con la normativa legal. Existen diversas formas de llevar a cabo este proceso, tanto en papel como en formato digital. Lo importante es contar con un sistema ordenado y seguro para el archivo y conservación de las facturas electrónicas. Si se sigue las instrucciones para cada apartado indicado en este artículo, cualquier empresa, ya sea grande o pequeña, puede lograr una gestión correcta de sus facturas electrónicas y así optimizar sus procesos contables y administrativos.